Comment fonctionnent les clients connus et la mémoire des appelants

Ce que fait la mémoire des appelants

Quand un client rappelle, l'agent peut le reconnaître grâce à son numéro. Il vérifie d'abord qu'il parle à la bonne personne, puis évite de redemander son nom et peut évoquer son dernier appel. Après chaque appel d'un numéro identifié, l'agent crée ou met à jour une fiche client.

Activer ou désactiver la mémoire

1. Dans le portail Voix, ouvrez la page des réglages de l'agent (« Cerveau » suivi du nom de votre agent).
2. Descendez jusqu'à la carte « Mémoire, appels indésirables et confidentialité ».
3. Cochez ou décochez « L'agent se souvient des clients qui rappellent ».
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

La page Clients connus

1. Dans le menu, cliquez sur « Clients connus » (onglet « Clients » sur téléphone).
2. Utilisez la recherche « Rechercher un nom, une entreprise ou un numéro... ».
3. Cliquez sur un client pour ouvrir sa « Fiche client ».

Dans la fiche, vous pouvez :

• corriger le « Nom » et l'« Entreprise »;
• écrire des « Notes internes (l'agent les lit, mais ne les dit jamais au client) », par exemple « client VIP, préfère l'anglais »;
• cocher « Ne pas mémoriser ce numéro (l'agent ne le reconnaîtra plus et ne mettra plus sa fiche à jour) »;
• voir les « Appels de ce numéro ».

Cliquez sur « Enregistrer » après vos changements.

Oublier un client

Cliquez sur « Oublier ce client ». La fiche est effacée, mais une nouvelle sera créée s'il rappelle. Pour que l'agent ne le retienne plus jamais, cochez plutôt « Ne pas mémoriser ce numéro ».

Effacer toutes les données d'un client (Loi 25)

Si un client vous demande d'effacer ses données :

1. Ouvrez sa fiche dans « Clients connus ».
2. Cliquez sur « Effacer toutes ses données ».
3. Pour confirmer, retapez son numéro.
4. Cliquez sur « Effacer définitivement ».

Ses messages et rendez-vous sont supprimés, la transcription et le résumé de ses appels sont vidés, et sa fiche est effacée. C'est définitif.

Si la personne n'a pas de fiche, utilisez « Effacer les données d'une personne » dans la carte « Mémoire, appels indésirables et confidentialité » : entrez le « Numéro », puis « Retapez le numéro », et cliquez sur « Effacer définitivement ». Le résultat indique combien d'appels, de messages, de rendez-vous, de fiches et d'enregistrements ont été effacés.

Combien de temps les conversations sont gardées

Dans la même carte, « Conserver les transcriptions et résumés des appels : » vous laisse choisir « Garder (aucun effacement automatique) », « 3 mois », « 6 mois », « 12 mois » ou « 24 mois ». Chaque nuit, ce qui dépasse la durée est effacé. La date et la durée des appels restent, pour la facturation.

Qui voit les clients connus

Le Propriétaire, les Administrateurs et les Utilisateurs. La Réception ne voit pas cette page.

Si ça ne fonctionne pas

• L'agent ne reconnaît pas un client : le client appelle peut-être d'un numéro masqué ou d'un autre numéro, ou « Ne pas mémoriser ce numéro » est coché, ou la mémoire est désactivée.
• « La mémoire des clients sera disponible après la prochaine mise à jour. » : communiquez avec l'équipe Jazett.
• Le nom est mal écrit : corrigez-le dans la fiche, l'agent utilisera le nouveau nom.

Besoin d'aide? Communiquez avec l'équipe Jazett au 514 316-0124 ou par le formulaire de démo sur jazett.com.