Comment les appels arrivent à mon agent vocal Jazett

En bref

Votre agent vocal répond au téléphone de votre entreprise, 24 heures sur 24, jour, soir et fin de semaine. Pour qu'il reçoive vos appels, l'équipe Jazett branche votre ligne avec vous lors de l'installation. Vous gardez votre numéro.

Les deux façons de brancher votre ligne

1. Vous gardez votre numéro actuel. Vous faites suivre (renvoi d'appel) votre numéro actuel vers Jazett. Vos clients composent le même numéro qu'avant, et c'est l'agent qui répond.
2. On vous fournit un numéro local. Si vous préférez un nouveau numéro, l'équipe Jazett vous en fournit un.

Le renvoi d'appel se règle dans votre système téléphonique ou chez votre fournisseur de téléphonie. L'équipe Jazett vous guide pendant l'installation.

Comment se passe le démarrage

L'agent vocal est activé après une démo et une installation avec l'équipe Jazett. En général, ça prend une journée :

1. Vous remplissez vos informations dans le portail : heures, services, prix, équipe.
2. L'équipe Jazett branche votre ligne.
3. Vous testez l'agent avec le bouton « M'appeler pour tester » (voir « Comment choisir le nom, la voix, le ton et la langue de mon agent »).
4. Vous activez le renvoi de votre numéro, et l'agent commence à répondre à vos clients.

Pour suivre une liste complète, voir l'article « Configurer votre agent avec nous : la liste à suivre, étape par étape ».

Où voir le numéro de votre agent

Dans le portail Voix, au bas du menu de gauche, la ligne « DID » montre le numéro de votre agent. Si elle affiche « Non configuré », votre ligne n'est pas encore branchée : communiquez avec l'équipe Jazett.

Ce qui se passe quand un client appelle

1. L'agent répond tout de suite, se présente comme l'assistant de votre entreprise et demande comment il peut aider.
2. Il répond aux questions avec les informations de votre base de connaissances.
3. Si la personne veut parler à quelqu'un, il suit vos réglages : transfert au bon employé, prise de message, ou explication polie s'il ne peut mettre personne en ligne.
4. Si l'appel concerne un rendez-vous, il prend la demande ou réserve une plage, selon vos réglages.
5. À la fin, un résumé de l'appel est classé dans « Historique des appels ».

Si vous avez activé l'enregistrement des appels, l'agent annonce l'enregistrement au début de chaque appel.

Plusieurs appels en même temps

L'agent peut répondre à plusieurs appels en même temps, selon la configuration de votre ligne. Si vous recevez beaucoup d'appels simultanés, parlez-en à l'équipe Jazett lors de l'installation.

Quand l'agent ne répond pas

Certains cas font que l'appel est dirigé vers la boîte vocale au lieu de l'agent :

• le paiement de l'abonnement est en souffrance et le service est suspendu (« Service suspendu pour paiement en souffrance : les appels vont à la boîte vocale »);
• l'abonnement est terminé;
• le renvoi d'appel est désactivé dans votre système téléphonique.

Les numéros que vous avez bloqués, et les numéros masqués si vous avez coché « Refuser les numéros masqués », sont refusés avant que l'agent réponde.

Voir aussi « L'agent vocal ne répond pas à mes appels ».

Questions fréquentes

Est-ce que je garde mon numéro? Oui. Vous faites suivre votre numéro actuel vers Jazett, ou on vous fournit un numéro local.

Est-ce que l'agent parle anglais? Oui. Selon votre réglage de langue, il peut commencer en français et passer à l'anglais si la personne parle anglais.

Mes clients vont-ils savoir que c'est un agent? L'agent se présente comme l'assistant de votre entreprise, avec un ton naturel d'ici. Vous choisissez le tutoiement ou le vouvoiement.

Combien de temps pour démarrer? En général une journée.

Pour brancher votre ligne ou changer de numéro, communiquez avec l'équipe Jazett au 514 316-0124 ou par le formulaire de démo sur jazett.com.