Comment régler les rendez-vous et utiliser le calendrier

1. Choisir ce que fait l'agent avec les rendez-vous

1. Dans le portail Voix, ouvrez la page des réglages de l'agent (« Cerveau » suivi du nom de votre agent).
2. Descendez jusqu'à la carte « Rendez-vous ».
3. Choisissez un mode :
   • « Prendre une demande (comme maintenant) » : l'agent note le service et les disponibilités de la personne. Un membre de l'équipe confirme la date dans le portail.
   • « Réserver une vraie plage, à approuver » : l'agent propose des plages libres et retient celle choisie. Elle est bloquée dans le calendrier jusqu'à votre approbation.
   • « Réserver et confirmer tout de suite » : le rendez-vous est confirmé pendant l'appel.
   • « Ne prendre aucun rendez-vous » : l'agent explique qu'il ne prend pas de rendez-vous et propose de prendre un message.
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

2. Les options des modes de réservation

Avec les deux modes « Réserver », d'autres options apparaissent. Les plages libres viennent de l'horaire des personnes de l'équipe (page « Équipe et acheminement »), sinon des heures d'ouverture. Les rendez-vous déjà placés, les congés et les fermetures sont retirés.

• « Proposer des plages libres » : si décoché, l'agent demande d'abord quand la personne voudrait venir, puis dit si ce moment est libre.
• « Permettre de déplacer un rendez-vous par téléphone » : la personne est reconnue par le numéro d'où elle appelle.
• « Permettre d'annuler un rendez-vous par téléphone » : sinon, l'agent prend un message.
• « Proposer une autre plage avant d'annuler » : l'agent tente de garder le rendez-vous.
• « Pour retrouver le rendez-vous de la personne : » : « Son numéro de téléphone » ou « Son numéro et son nom ».
• « Préavis minimum » (heures), « Réserver jusqu'à » (jours à l'avance), « Une plage toutes les » (minutes), « Plus de changement par téléphone à moins de » (heures).
• « Texto de rappel avant le rendez-vous : » (les textos doivent être activés).

3. Les services offerts

Dans « Services offerts » : sans service, chaque rendez-vous dure 60 minutes. Avec plusieurs services, l'agent demande lequel la personne veut.

1. Entrez le « Nom du service » (ex. « Consultation »), la « Durée (min) » et le « Battement (min) » (temps libre après le rendez-vous).
2. Si plusieurs personnes donnent des rendez-vous, cochez qui le donne dans « Donné par : » (aucune case = tout le monde).
3. Cliquez sur « Ajouter ». Le service est enregistré tout de suite. « Retirer » le désactive, « Remettre » le réactive.

4. Les congés et fermetures

Dans « Congés et fermetures » : choisissez « Pour » (« Toute l'entreprise » ou une personne), « Du », « Au (inclus) », une « Raison (facultatif) », puis cliquez sur « Ajouter ». Aucune plage n'est proposée pendant ces jours.

5. Traiter les demandes de rendez-vous

1. Cliquez sur « Demandes de rendez-vous ».
2. Filtrez avec « Filtrer par statut: » (« Tous », « En attente », « Confirmés », « Annulés »).
3. Sur une demande, cliquez sur « Approuver » : choisissez la date parmi les disponibilités proposées ou dans « Date retenue », la « Durée », un « Message au client (facultatif) », et laissez cochée l'option d'envoyer la confirmation (avec invitation calendrier) si le client a un courriel. Cliquez sur « Confirmer ce rendez-vous ».
4. Ou cliquez sur « Refuser » : écrivez un message facultatif, cochez « Informer par courriel » si voulu, puis cliquez sur « Refuser la demande ».

Une demande marquée « Récupéré du résumé de l'appel » a été retrouvée dans le résumé : vérifiez les détails avant de confirmer.

6. Le calendrier

Cliquez sur « Calendrier ». Glissez un rendez-vous pour le déplacer, étirez-le pour changer sa durée, cliquez sur une case pour en créer un. Les demandes en attente sont dans une liste à côté : glissez-les sur le calendrier ou cliquez dessus. Le client est averti par courriel d'un déplacement.

Pour créer un rendez-vous à la main : « Nouveau rendez-vous », remplissez « Nom du client * », « Téléphone », « Courriel », « Service / motif », « Date * », « Heure * », « Durée », « Notes internes », puis « Créer le rendez-vous ».

7. Voir vos rendez-vous dans votre calendrier personnel

1. Dans « Calendrier », cliquez sur « Synchroniser avec mon calendrier ».
2. Cliquez sur « Créer mon lien d'abonnement » et copiez le lien.
3. Dans votre calendrier personnel, ajoutez un calendrier à partir d'une adresse web et collez le lien. Les rendez-vous confirmés y apparaissent automatiquement, en lecture seule, avec quelques heures de délai.

Gardez ce lien privé. S'il a été partagé par erreur, cliquez sur « Remplacer le lien (si partagé par erreur) ».

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