Comment régler les alertes du chat et le tableau de service

La page « Alertes » décide qui reçoit un courriel quand un nouveau ticket ou un nouveau lead arrive, et à quelles heures.

Le filet de sécurité

Si personne n'est de garde au moment où un ticket ou un lead arrive, l'alerte va automatiquement au courriel d'escalade général (celui de « Configuration »). La page l'affiche en haut. S'il indique « non configuré », ajoutez un courriel dans « Configuration ».

Ajouter une personne au tableau de service

1. Dans le portail Chat, cliquez sur « Alertes ».
2. Dans « Tableau de service », cliquez sur « + Ajouter ».
3. Choisissez :
   • « Membre de l'équipe », puis la personne dans « Choisir »;
   • ou « Courriel libre », puis entrez l'adresse.
4. Cochez « Tickets » pour recevoir les nouveaux tickets.
   • Laissez « Toujours actif » coché pour recevoir les alertes en tout temps.
   • Ou décochez-le, puis cliquez sur « + Ajouter un créneau » : choisissez les jours (Lun à Dim) et les heures de début et de fin.
5. Cochez « Leads » pour recevoir les nouveaux leads, avec les mêmes choix d'horaire.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez ajouter plusieurs créneaux, par exemple une personne le jour et une autre le soir.

Modifier ou retirer une personne

Sur sa ligne, changez les cases ou les créneaux puis cliquez sur « Enregistrer ». Pour la retirer, cliquez sur la corbeille et confirmez « Retirer ce destinataire des alertes ? ».

Exemples

• Une seule personne reçoit tout : ajoutez-la avec « Tickets » et « Leads », « Toujours actif ».
• Les ventes reçoivent les leads, le soutien reçoit les tickets : deux lignes, une avec « Leads » seulement, l'autre avec « Tickets » seulement.
• Rotation de garde la fin de semaine : un créneau Sam et Dim pour la personne de garde.

Les autres avis du chat

• « Email de notification » (Configuration, Paramètres avancés) : reçoit aussi un avis quand la limite d'usage est atteinte.
• Un courriel d'avertissement est envoyé à 80 % de votre limite de conversations du mois.

Si ça ne fonctionne pas

• Personne ne reçoit les alertes : vérifiez que le courriel d'escalade est rempli et que chaque ligne a « Tickets » ou « Leads » coché.
• Une personne ne reçoit rien la nuit : son créneau ne couvre pas cette heure. Le courriel d'escalade général reçoit l'alerte à sa place.
• Regardez dans les courriels indésirables. Voir « Je ne reçois pas les courriels ou les alertes ».

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