Configurer votre agent avec nous : la liste à suivre, étape par étape

Cette liste se suit dans l'ordre. Chaque étape prend quelques minutes. Gardez le portail Voix ouvert (app.jazett.com) et dites-moi quand une étape est faite pour passer à la suivante.

Avant de commencer : vous devez être Propriétaire ou Administrateur, et être connecté au portail Voix.

Étape 1 : ouvrir la page des réglages

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur « Cerveau » suivi du nom de votre agent (par exemple « Cerveau Alex »). Sur un téléphone, c'est l'onglet « Réglages ».
2. Vous êtes dans la page des réglages de l'agent. Le bouton « Enregistrer les modifications » est au bas de la page. Pensez à cliquer dessus à la fin de chaque étape.

Étape 2 : le nom et la voix

1. Dans la carte « Identité & Voix », écrivez le nom de votre agent dans « Nom de l'agente : ».
2. Dans « Profil Vocal : », choisissez une voix, par exemple « Marie (Québec) ».
3. Dans « Façon de s'adresser à l'appelant : », choisissez « Tutoiement » ou « Vouvoiement ».
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Étape 3 : le fuseau horaire et la langue

1. Dans « Localisation », choisissez votre fuseau, habituellement « Montréal / Toronto (EST) ».
2. Dans « Langue », choisissez « Français », « Français et anglais » ou « Anglais ».
3. Enregistrez.

Étape 4 : les heures d'ouverture

1. Dans « Heures d'ouverture », cochez les jours où vous êtes ouvert et entrez les heures.
2. Si les heures proposées sont déjà les bonnes, cliquez sur « Ces heures sont bonnes ».
3. Dans « En dehors des heures d'ouverture », choisissez ce que fait l'agent le soir.
4. Enregistrez.

Étape 5 : quand un client demande quelqu'un

1. Dans « Quand un client demande quelqu'un », choisissez « Transférer à l'équipe », « Prendre des messages seulement » ou « Répondre seulement ».
2. Si vous transférez, entrez le « Poste de transfert (heures ouvrables) », par exemple celui de la réception.
3. Choisissez le « Délai de rappel promis ».
4. Entrez le « Courriel qui reçoit les messages ».
5. Enregistrez.

Étape 6 : votre équipe

1. Cliquez sur « Équipe et acheminement » dans le menu.
2. Pour chaque personne qui reçoit des appels ou des messages, remplissez « Ajouter une personne » : nom, sujets, poste, cellulaire, courriel.
3. Choisissez « Transférer l'appel » ou « Prendre un message », puis cliquez sur « Ajouter ».

Étape 7 : la base de connaissances

1. Cliquez sur « Base de connaissances ».
2. Ajoutez la page principale de votre site avec « Page web (URL) », puis « Ajouter ».
3. Ajoutez en « Texte / Markdown » : vos heures, vos services et prix, vos politiques, et une FAQ de 5 à 10 vraies questions.

Étape 8 : les rendez-vous (si vous en prenez)

1. Retournez dans les réglages de l'agent, carte « Rendez-vous ».
2. Choisissez le mode, par exemple « Prendre une demande (comme maintenant) ».
3. Enregistrez.

Étape 9 : les options

Selon vos besoins : « Textos (SMS) », « Mémoire, appels indésirables et confidentialité », « Enregistrement des appels » (désactivé par défaut), « Rapport de la semaine », « Notifications Sécurisées (Loi 25) ». Enregistrez.

Étape 10 : relire et tester

1. Relisez la carte « Ce que fera » suivie du nom de votre agent.
2. Dans la carte « Tester », entrez votre cellulaire et cliquez sur « M'appeler pour tester ».
3. Posez une question, demandez une personne, laissez un message.
4. Vérifiez l'appel dans « Historique des appels » (étiquette « Test ») et le message dans « Rappels ».

Étape 11 : inviter votre équipe

Cliquez sur « Utilisateurs », puis « Inviter une personne ». Choisissez le rôle et cliquez sur « Envoyer l'invitation ».

Étape 12 : brancher votre ligne

Quand tout est prêt, l'équipe Jazett branche votre ligne avec vous : renvoi de votre numéro actuel ou numéro local. Appelez ensuite votre numéro d'un autre téléphone pour vérifier.

C'est terminé. Pour toute étape qui bloque, communiquez avec l'équipe Jazett au 514 316-0124 ou par le formulaire de démo sur jazett.com.