Comment inviter un collègue et choisir son rôle

Chaque personne de votre entreprise peut avoir son propre accès au portail, avec un rôle qui décide ce qu'elle peut voir et modifier. Le même rôle s'applique au portail Voix et au portail Chat.

Les quatre rôles

• Propriétaire : tout, y compris la facturation et l'abonnement. C'est la personne qui a ouvert le compte. Ce rôle ne se donne pas par invitation.
• Administrateur : tout gérer, soit les réglages de l'agent, la base de connaissances et l'équipe. Pas la facturation.
• Utilisateur : calendrier, rendez-vous, rappels, historique des appels et résultats. Aucun réglage.
• Réception : calendrier, rendez-vous et rappels seulement. Ne voit pas les appels ni leurs transcriptions.

Dans le portail Chat, les mêmes rôles portent ces noms : « Admin », « Utilisateur » et « Agent (Boîte de réception) ». Un compte Agent arrive directement dans la « Boîte de réception » du chat, pour répondre aux visiteurs.

Inviter une personne (portail Voix)

Il faut être Propriétaire ou Administrateur.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur « Utilisateurs ». Sur un téléphone, l'onglet s'appelle « Comptes », dans « Plus ».
2. Dans la carte « Inviter une personne », écrivez son adresse dans « Courriel ».
3. Dans « Rôle », choisissez « Administrateur », « Utilisateur » ou « Réception ». La description du rôle s'affiche sous la liste.
4. Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
5. Le message « Invitation envoyée à » suivi de l'adresse confirme l'envoi.
6. La personne reçoit un courriel. Elle clique sur le lien, choisit son mot de passe et clique sur « Enregistrer et entrer ».

Dans la liste, son statut est « Invitation envoyée » jusqu'à ce qu'elle accepte, puis « Actif ».

Inviter une personne (portail Chat)

1. Dans le portail Chat, cliquez sur « Équipe ».
2. Cliquez sur « + Inviter ».
3. Entrez le « Courriel de la personne à inviter ».
4. Choisissez le rôle : « Utilisateur », « Agent (Boîte de réception) » ou « Admin ».
5. Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».

Changer le rôle d'une personne

1. Ouvrez « Utilisateurs » (portail Voix) ou « Équipe » (portail Chat).
2. Sur la ligne de la personne, ouvrez la liste du rôle et choisissez le nouveau rôle.
3. Le changement s'applique tout de suite, dans les deux portails.

Renvoyer une invitation

Si la personne n'a pas reçu le courriel, ou si son lien est expiré :

1. Ouvrez « Utilisateurs ».
2. Sur sa ligne, cliquez sur « Renvoyer l'invitation ».

Si une personne a le statut « Chatbot seulement », elle a un accès au chat mais pas encore au portail Voix. Cliquez sur « Donner l'accès au portail » pour lui envoyer l'accès.

Retirer l'accès d'une personne

1. Ouvrez « Utilisateurs ».
2. Sur sa ligne, cliquez sur « Retirer », puis confirmez avec « Oui, retirer ».
3. Le message « Accès retiré. » s'affiche. La personne ne peut plus se connecter à votre entreprise.

Retirer un accès ne retire pas la personne de l'acheminement des appels. Pour que l'agent ne lui transfère plus d'appels, modifiez aussi sa fiche dans « Équipe et acheminement ».

Lier un compte à une fiche d'équipe (espace « Moi »)

Un compte (pour se connecter) et une fiche d'équipe (pour recevoir des appels et des messages) sont deux choses différentes. Quand on les lie, la personne obtient son espace personnel « Moi » : ses rappels à faire, ses prochains rendez-vous, les appels transférés vers elle, et le bouton « Ne pas déranger ».

1. Invitez d'abord la personne (voir plus haut).
2. Ouvrez « Équipe et acheminement ».
3. Sur la fiche de la personne, cliquez sur « Modifier ».
4. Dans « Compte du portail (espace « Moi ») », choisissez son adresse courriel.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Un Utilisateur ou une Réception lié à une fiche ne voit que ses propres messages, rendez-vous et appels. Il peut basculer entre « Mes éléments » et « Tout » dans certaines pages, selon son rôle.

Si ça ne fonctionne pas

• Vous ne voyez pas « Utilisateurs » dans le menu : seuls le Propriétaire et les Administrateurs gèrent l'équipe.
• « Le courriel n'a pas pu être envoyé » : vérifiez l'adresse, puis cliquez sur « Renvoyer l'invitation ».
• La personne s'est connectée avec un autre courriel (par exemple un autre compte Google) : elle se retrouve dans un compte vide. Elle doit se déconnecter et utiliser l'adresse invitée.
• Seul le Propriétaire peut modifier l'abonnement. Pour changer le propriétaire d'un compte, communiquez avec l'équipe Jazett.

Besoin d'aide? Communiquez avec l'équipe Jazett au 514 316-0124 ou par le formulaire de démo sur jazett.com.